Règlement financier

1 Objectifs

• 1.1 Le Règlement financier est l’outil d’aide à la gestion comptable et financière de l’Association iGovPortal.ch. Il vise à définir l’organisation interne d’un dispositif de suivi, d’alerte et de contrôle destiné à contribuer à la bonne administration de l’Association et à protéger sa santé financière.
• 1.2 Ce Règlement financier s’inscrit dans l’ensemble des dispositions législatives et règlementaires s’appliquant aux associations en matière comptable et financière.

2 Comptabilité

• 2.1 La comptabilité est gérée annuellement du 1er janvier au 31 décembre.
• 2.2 La comptabilité intègre au minimum les objets suivants :
• 2.2.1 Compte des résultats
• 2.2.2 Bilan
• 2.2.3 Analyse d’écart budgétaire
• 2.3 Le budget est établi annuellement.
• 2.3.1 Le budget est géré annuellement du 1er janvier au 31 décembre.
• 2.3.2 L’adoption du budget a lieu lors de l’Assemblée générale de l’année précédente.
• 2.3.3 L’ajustement du budget aura lieu lors de l’Assemblée générale de l’année en cours.

3 Coûts

Les coûts englobent les positions suivantes :

• 3.1 Coûts d’administration (y.c. le Management Office et le Product Owner)
• 3.2 Coûts de support
• 3.3 Coûts de maintenance comme défini dans les contrats avec les prestataires
• 3.4 Coûts d’évolution comme défini dans les contrats avec les prestataires

4 Revenus

Les revenus de l’Association englobent :

• 4.1 L’émolument unique d’entrée
• 4.1.1 Lors de son admission, le nouveau membre paie un émolument unique d’entrée de 150’000 francs. Il garantit la participation adéquate du nouveau membre aux investissements réalisés jusqu’à présent par l’Association...
• 4.2 La cotisation annuelle :
• 4.2.1 La cotisation est fixée par l’Assemblée générale.
• 4.2.2 Elle a pour but de couvrir les coûts de gestion de l’Association, soit ceux du Management Office.
• 4.2.3 Pour les nouveaux membres, elle est calculée au prorata depuis la date d’entrée dans l’association.
• 4.3 L’émolument de support, maintenance et évolution :
• 4.3.1 La répartition des coûts a pour but d’atteindre un compte de résultat équilibré.
• 4.3.2 Le montant à couvrir est calculé comme suit : coûts de support, de maintenance et d’évolution, diminués des revenus provenant de tiers et des émoluments d’entrée.
• 4.3.3 Le montant payable est partagé en deux parts.
• 4.3.3.1 Une part fixe: s’élève à un pourcentage de 20% du montant payable et est répartie équitablement entre les membres.
• 4.3.3.2 Une part variable: répartie selon la population cantonale selon l’Office fédéral de la statistique au 31 décembre l’année précédant l’Assemblée générale.Si seules certaines communes d’un membre utilisent la Solution, la part variable est calculée en fonction de la population des communes utilisatrices.
• 4.4 Revenu avec des tiers :
• 4.4.1 Selon les conditions fixées dans les contrats avec les tiers. Ces contrats sont établis par le Management Office et validés par le Comité directeur.

5 Acomptes

• 5.1 Les acomptes servent à garantir la liquidité de l’Association pendant toute l’année.
• 5.2 Les cotisations annuelles sont payables au début de l’année.
• 5.3 Les coûts de support et de maintenance sont payables au début de l’année.
• 5.4 Les coûts d’évolution sont payables au début de l’année.
• 5.5 A la fin de l’année un décompte final est établi en fonction des coûts effectifs, et facturé au début de l’année suivante.
• 5.6 Délai de paiement :
• 5.6.1 Le délai de paiement est 30 jours.
• 5.6.2 A l’échéance un taux d’intérêt de 5% est dû.

6 Conditions diverses

• 6.1 Les coûts d’implantation de la Solution sont à la charge exclusive du membre concerné.
• 6.2 Les évolutions spécifiques de l’application portail, exigées par un nouveau membre, dans le cadre de son projet d’implantation, et validées par la Commission technique, sont à la charge exclusive du membre concerné.

7 Dispositions finales

• 7.1 Le présent Règlement financier a été approuvé par l’Assemblée générale de l’Association iGovPortal.ch à Delémont, le 23 octobre 2017 et entrera en vigueur le 1^er novembre 2017.
• 7.2 Il a été modifié par décision de l’Assemblée générale en visioconférence le 17 septembre 2020. L’entrée en vigueur des modifications a été fixée au 1er octobre 2020.
• 7.3 Il a été modifié par décision de l’Assemblée générale du 3 avril 2025 à Liestal et est entré en vigueur le 04.04.2025.