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I. Dispositions générales
1 Nom et siège
1.1 Sous le nom d’ « Association iGovPortal.ch », il est géré une Association au sens des articles 60 ss du Code civil suisse (RS 210 ; CC).
1.2 Le siège de l’Association est à Delémont. Son adresse est au Service de l’informatique de la République et Canton du Jura.
2 But
2.1 L’Association a pour but de mettre à disposition de ses membres, à des conditions permettant de couvrir les frais, une solution de guichet administratif en ligne. Cette solution se compose de :
2.1.1 l’application du portail et
2.1.2 les services de base.
2.2 L’Association peut en outre développer ou acquérir des services communs dans le domaine de l’administration numérique.
2.3 L’Association a également pour but de favoriser l’évolution de la cyberadministration.
2.4 Pour réaliser son but, l’Association peut conclure des contrats avec des prestataires, acquérir et transférer des droits de propriété intellectuelle et des droits de licence et faire appel à des conseillers indépendants.
2.5 L’Association ne poursuit aucun but lucratif.
3 Représentation
3.1 L’Association est représentée par le Comité directeur.
3.2 Le pouvoir de représentation est limité aux actes qu’implique le but de l’Association.
3.3 L’Association n’est valablement engagée que par la signature de deux membres du Comité directeur, à savoir par le Président ou la Présidente et d’un autre membre. En cas d’empêchement, le Président ou la Présidente peut se faire remplacer par un autre membre du Comité directeur.
4 Responsabilité
4.1 L’Association répond seule de ses dettes, qui sont garanties par sa fortune sociale.
II. Membres
5 Membre et adhésion
5.1 Chaque canton suisse, la Confédération suisse et la Principauté de Liechtenstein peuvent adhérer à l’Association. En adhérant, ils acquièrent tous les droits et obligations découlant de leur statut de membre.
5.2 Les communes ou les entités externalisées ne peuvent pas devenir membres de l’Association.
5.3 La procédure d’adhésion est la suivante :
5.3.1 Demande écrite au Comité directeur mentionnant l’approbation des statuts et de tous les règlements de l’Association ;
5.3.2 Approbation par l’Assemblée générale. Sa décision n’est pas motivée ;
5.3.3 Le nouveau membre reçoit une copie des présents statuts et des règlements applicables.
5.4 Le nouveau membre doit être admis par l’Assemblée générale avant la mise en service productive de l’application portail.
6 Obligations financières des membres
6.1 Lors de son admission, le nouveau membre paie un émolument d’entrée unique dont le montant est fixé par l’Assemblée générale dans un Règlement financier. Il garantit la participation adéquate du nouveau membre aux investissements réalisés jusqu’à présent par l’Association.
6.2 Les membres paient une cotisation annuelle pour couvrir les frais de gestion de l’Association (Management Office). Le montant de la cotisation annuelle est fixé par l’Assemblée générale et s’élève au maximum à 50’000 francs.
6.3 Les frais d’entretien, de développement et de support de la solution sont pris en charge par les membres selon une clé de répartition fixée par l’Assemblée générale dans un Règlement financier.
7 Démission
7.1 Lors d’une démission la procédure est la suivante : annonce écrite au Comité directeur en respectant un préavis de 12 mois pour la fin d’une année.
7.2 Droit d’utilisation en date de sa sortie : le membre quittant l’Association peut demander au Comité directeur un droit de licence personnel, non exclusif et intransmissible sur la Solution, à la seule fin de poursuivre l’utilisation de la Solution, moyennant un émolument annuel pour la maintenance et la participation aux frais relatifs aux évolutions qui sera fixé par le Comité directeur, au minimum à hauteur des charges prévues dans le Règlement financier. Il perd tout droit de décision sur le contenu des évolutions. Le droit de licence s’étend aux communes et aux entités externalisées de ce membre ayant déjà déployé la Solution avant la date de sortie. Si le membre ne souhaite plus utiliser la Solution, il doit en informer le Comité directeur 12 mois avant la fin prévue de l’utilisation.
7.3 Autres droits ou prétentions : pour le reste, le membre démissionnaire ne peut faire valoir aucune prétention sur la fortune ou les avoirs de l’Association, ne peut prétendre à aucun remboursement des sommes acquittées pendant la durée de sa participation et ne peut prétendre à aucun autre dédommagement. Il doit en outre sa part de cotisations pour le temps pendant lequel il a été membre.
8 Exclusion
8.1 A la demande du Comité directeur, l’Assemblée générale peut exclure un membre en cas de grave violation des règlements internes ou s’il ne s’acquitte pas de ses obligations financières, après lui avoir accordé un délai de trois mois pour régulariser sa situation.
8.2 Avant décision, l’Assemblée générale donne à l’intéressé la possibilité de s’exprimer, par oral ou par écrit. En cas d’audition, un procès-verbal sera rédigé.
8.3 La décision est notifiée par pli chargé à l’intéressé.
8.4 Les droits et les obligations de l’intéressé cessent dès la notification.
8.5 Le recours contre la décision d’exclusion n’a pas d’effet suspensif.
8.6 L’exclusion peut être signifiée sans indication de motifs.
8.7 Le membre exclu perd tout droit sur la Solution, y compris le droit d’utilisation, ne peut faire valoir aucune prétention sur la fortune ou les avoirs de l’Association, ne peut prétendre à aucun remboursement des sommes acquittées pendant la durée de sa participation et ne peut prétendre à aucun autre dédommagement. Il doit en outre sa part de cotisations pour le temps pendant lequel il a été membre.
9 Dissolution
9.1 Fortune et avoirs (hormis les droits sur l’iGovPortal) : en cas de dissolution de l’Association, sa fortune et ses avoirs seront répartis par canton membre en fonction du nombre d’habitants.
9.2 En cas de dissolution de l’Association, l’Association et tous les membres renoncent à tous les droits d’auteur sur la Solution ainsi qu’à tous les droits et obligations y afférents. Tous les membres peuvent utiliser, modifier, entretenir, développer ainsi que mettre à disposition ou transmettre la Solution à des tiers librement et de manière non exclusive.
III. Collaboration
10 Propriété
10.1 L’Association est propriétaire des droits d’auteur sur la Solution. Elle tient un inventaire qui consigne les services de base et les développements de l’application portail et des services de base (inventaire du patrimoine).
10.2 L’Association assure :
10.2.1 la maintenance corrective, adaptative et évolutive de la Solution,
10.2.2 le développement de la Solution et
10.2.3 le support au profit des membres.
11 Utilisation
11.1 Les unités administratives, les communes et les entités externalisées des membres peuvent utiliser la Solution.
11.2 Le Comité directeur peut édicter un Règlement d’utilisation sur les détails de l’utilisation.
IV. Organisation
12 Organes
12.1 Les Organes de l’Association sont les suivants :
- L’Assemblée générale ;
- Le Comité directeur ;
- Le Management Office ;
- L’Organe de révision.
13 Assemblée générale
13.1 L’Association iGovPortal.ch a deux formes d’Assemblées générales :
13.1.1 L’Assemblée générale ordinaire, qui se réunit en principe au deuxième trimestre de l’année.
13.1.2 L’Assemblée générale extraordinaire, qui se réunit sur convocation du Comité directeur ou sur demande d’un cinquième (1/5) des membres.
13.2 L’Assemblée générale est l’organe suprême de l’Association et se réunit au minimum une fois par an.
13.3 Elle est composée de maximum trois délégués par membre. Chaque membre dispose d’une voix. Les délégués se mettent d’accord eux-mêmes sur la personne qui exercera le droit de vote pour chaque membre.
13.4 La présidence est assurée par le Président ou la Présidente du Comité directeur.
13.5 Les compétences de l’Assemblée générale sont notamment :
- l’adoption du procès-verbal de la dernière Assemblée générale ;
- l’adoption des comptes annuels et du rapport de révision ;
- la décharge du Comité directeur ;
- la fixation du montant des cotisations et la validation de l’émolument d’entrée ;
- l’adoption du budget ;
- l’adoption de la stratégie définie par le Comité directeur ;
- l’élection des membres du Comité directeur sur proposition de leur canton respectif ;
- l’élection de l’Organe de révision ;
- l’élection du Management Office ;
- le traitement des propositions du Comité directeur et des membres ;
- la révision ou l’établissement des statuts et du règlement financier ;
- l’admission et l’exclusion de membres ;
- la décision relative à la dissolution de l’Association.
13.6 Ordre du jour
13.6.1 L’Assemblée générale ne peut délibérer que sur des objets qui figurent à l’ordre du jour qui lui a été envoyé dans les délais.
13.6.2 Un procès-verbal rend compte des décisions.
13.7 Convocation et Proposition des membres
13.7.1 Le Comité directeur convoque l’Assemblée générale au minimum 30 jours avant sa tenue en indiquant l’ordre du jour, le lieu et l’heure de celle-ci.
13.7.2 Les membres doivent envoyer par écrit au Comité directeur les propositions qu’ils veulent présenter à l’assemblée générale au plus tard 14 jours avant la date de l’Assemblée, avec une motivation.
13.8 Droit de vote, élections, votes
13.8.1 Les élections et les votations se déroulent à main levée, sauf si un membre demande l’élection ou le vote à bulletin secret.
13.8.2 Les décisions lors des votes et des élections se prennent à la majorité des membres présents, sous réserve des cas où une majorité qualifiée est prévue. En cas d’égalité, le Président ou la Présidente départage.
13.9 Fonctionnement
13.9.1 L’Assemblée générale peut prendre valablement des décisions si la majorité de ses membres est présente.
13.9.2 Les décisions relatives à la modification des statuts et à la dissolution de l’Association requièrent une majorité de deux tiers (2/3) de tous les membres présents. Il en va de même pour les décisions concernant l’exclusion d’un membre, le membre concerné ne pouvant pas voter.
13.9.3 L’Assemblée générale peut également se tenir par vidéoconférence ou par d’autres moyens électroniques. Le Comité directeur détermine la procédure à suivre pour la tenue électronique.
13.9.4 En cas d’urgence ou de force majeure, le comité directeur peut convoquer l’assemblée générale par correspondance. Dans ce cas, les décisions sont prises à l’unanimité de tous les membres participants.
13.10 L’Assemblée générale adopte les statuts et les règlements qui lui sont réservés simultanément en allemand, en français et en italien. Les trois versions font également foi.
14 Comité directeur
14.1 Le Comité directeur définit la stratégie de développement et les buts et assure leur mise en œuvre.
14.2 Le Comité directeur a le droit et le devoir de gérer les affaires de l’Association et de la représenter en conformité des statuts.
14.3 Le Comité directeur est composé d’un membre par canton.
14.4 Le Comité directeur se constitue lui-même. La présidence est attribuée librement tous les deux ans par les membres du Comité directeur. Deux (2) réélections sont possibles. Le Président ou la Présidente peut déléguer la responsabilité à un autre membre du Comité directeur pour une durée limitée. Le Comité directeur édicte un règlement d’organisation.
14.5 A la demande de deux tiers de ses membres, le Comité directeur peut exiger du canton concerné qu’il remplace son membre jusqu’à la prochaine Assemblée générale.
14.6 Sous réserve des compétences de l’Assemblée générale, le Comité directeur a comme compétences principales de :
- définir la vision et les objectifs de l’Association ;
- définir les budgets en vue de leur adoption par l’Assemblée générale et veiller à leur respect ;
- établir la stratégie pour l’association et le produit ;
- établir les roadmaps et plannings ;
- favoriser les synergies intercantonales dans l’intégration des prestations ;
- valider les dépenses et les contrats ;
- approuver le règlement d’organisation et les autres règlements qui ne sont pas réservés à l’assemblée générale ;
- assurer la bonne tenue de la comptabilité ;
- il peut créer d’autres commissions, organes ou groupes de travail pour des tâches spécifiques ;
- il peut mener des procédures d’achat.
14.7 Il peut déléguer des tâches au Management Office, à des groupes de travail ou à des groupes de projets, en respectant les prescriptions du règlement d’organisation.
14.8 Fonctionnement
14.8.1 Le Comité directeur se réunit en fonction des besoins sur convocation de son Président ou de sa Présidente, qui fixe la date, le lieu et l’heure. La convocation est envoyée au minimum 10 jours à l’avance après concertation de ses membres par tout moyen de communication approprié ; en cas d’urgence, le délai est réduit à 5 jours.
14.8.2 Le Comité directeur peut prendre valablement des décisions si la moitié au moins de ses membres sont présents. Les délibérations peuvent également se tenir par vidéoconférence ou par d’autres moyens électroniques. Le Comité directeur prend ses décisions à la majorité des membres présents. En cas d’égalité des voix, celle du Président ou de la Présidente est prépondérante.
14.8.3 Un procès-verbal des réunions du Comité directeur est tenu et établi dans un délai de 20 jours. Il est mis à disposition de tous les membres de l’assemblée.
15 Management Office
15.1 L’Assemblée générale élit le Management Office.
15.2 Le Management Office est le secrétariat l’association. Le règlement d’organisation règle les tâches du Management Office. Le Représentant ou la Représentante du Management Office participe aux réunions du Comité directeur avec une voix consultative.
15.3 Le Management Office peut fournir les prestations visées à l'art. 10.6.
16 Commissions
16.1 Le règlement d’organisation peut prévoir la création de commissions chargées d’accomplir des tâches techniques. Il réglemente l’objet, le fonctionnement et l’organisation des commissions.
16.2 Les commissions sont formées par des représentants et des représentantes des membres et peuvent impliquer des tiers.
17 Organe de révision
17.1 L’Organe de révision est désigné par l’Assemblée générale pour un mandat d’un an. Il est rééligible.
17.2 L’Organe de révision vérifie la comptabilité et les comptes de l’Association à la fin de chaque exercice annuel et, s’il le souhaite, au cours de cet exercice.
17.3 Le Comité directeur et le Management Office sont tenus de fournir d’office à l’Organe de révision toutes les données utiles, ainsi que celles qu’il requiert.
17.4 L’Organe de révision présente un rapport écrit à l’Assemblée générale. Il le transmet au Comité directeur au moins dix jours avant celle-ci. Le rapport contient notamment :
- des propositions quant à l’approbation des comptes et à la décharge à donner au Comité directeur ;
- une indication sur toute violation de la loi, des statuts ou de principes commerciaux dans la tenue de comptabilité et des comptes.
17.5 Afin de respecter les diverses lois cantonales sur les finances, les services de contrôle des finances peuvent consulter librement les comptes de l’Association et organiser d’éventuels audits ponctuels.
18 Dispositions finales
18.1 Les présents Statuts ont été approuvés par l’Assemblée générale de l’Association iGovPortal.ch à Delémont, le 23 octobre 2017 et sont entrés en vigueur le 1er novembre 2017.
18.2 Ils ont été modifiés par décision de l’Assemblée générale à Sion, Valais, le 2 mai 2024. L’entrée en vigueur a été fixée au 2 mai 2024.
18.3 Ils ont été modifiés par décision de l’Assemblée générale du 3 avril 2025 à Liestal et sont entrés en vigueur le 04.04.2025.